Skip to end of metadata
Go to start of metadata
Sisällysluettelo

SKJ Laskupalvelu

SKJ Laskupalvelu on laskujen tulostuspalvelu, joka toimii suoraan SKJ-ohjelmiston sisältä.

Laskut välitetään joko Finvoicena, PDF-muotoisena sähköpostin liitteenä tai paperilaskuna (mustavalkoisena) - riippuen siitä, mitä tietoja asiakkaalle on syötetty.

Verkkolaskut välittyvät vastaanottajalle Liaisonin operaattoriyhteyksien kautta. Laskupalvelun käyttöönottoon tarvitset erikseen tilattavan SKJ:n Laskupalvelu-lisenssin (500€ ALV0%).

Tarvittavat lisenssit

  • Laskutus=True
  • Laskutuspalvelu=1

Tilaus

  1. Tilaus tehdään tilauslomakkeen (https://extra.skj.fi/tilaus/laskutuspalvelu) kautta
  2. Jos (paperi)laskulle halutaan yrityksen logo, tulee logo lähettää tilauksen mukana
    • Logotiedoston tulostuskoko on 69mm x 17,5mm
    • Koska logo on näkyvissä kirjekuoren ikkunassa, tulee logossa olla osoite (mahdollisia palautuksia varten) tai vaihtoehtoisesti osoite lisätään normaalina tekstinä. Tässä tapauksessa tilauksen yhteydessä tulee kertoa osoite, mikä logon alle halutaan tulostuvan.
  3. SKJ aktivoi laskupalvelun yrityskohtaiseen lisenssiin

SKJ laskuttaa laskutuskulut kerran kuukaudessa jälkikäteen toteutuneen mukaan.



Käyttöönotto

Laskupalvelun käyttöönotto vaatii seuraavat toimenpiteet:

  1. SKJ-Ohjelmapäivitys
    • Suosittelemme aina uusinta ohjelmistoversiota.
    • Ohjelmistoversio tulee olla 14.1.14 tai uudempi
  2. Lisenssissä tulee olla aktivoituna Laskutuspalvelu
  3. Varmistetaan, että Tiedosto -> Asetukset on määritelty pankkitilien IBAN / SWIFT -koodit
  4. Syötetään Laskutus -> Asetukset -dialogiin:
    • Laskutuksen asetuksissa tulee olla valittuna "laskutuspalvelu käytössä"
    • Omaksi verkkolaskuosoitteeksi syötetään 0037 + y-tunnus ilman viivaa:
      • Esim, y-tunnus 123456-7, verkkolaskuosoite 00371234567
    • Finvoice-versionumeroksi 1.3
    • Verkkolaskuoperaattorilla ei ole merkitystä
    • Verkkolaskujen polulla / tiedostonimellä ei ole merkitystä
      • Yrityskansion alta täytyy kuitenkin löytyä laskutuspalvelu -kansio
  5. Käynnistä asetusten jälkeen SKJ-ohjelmisto uudelleen

Palomuurin osalta on huomioitava, että ohjelma käyttää kommunikointiin porttia TCP/2238. Tietoliikenne on salattua ja se hoidetaan täysin ohjelmiston sisällä.

Mikäli asiakkaan domainissa on käytössä SPF-tietueet, tulee sinne lisätä SKJ Laskupalvelun käyttämät sähköpostipalvelimien ip-osoitteet, esimerkiksi:

"v=spf1 [muut sallitut palvelimet] ip4:212.68.6.38 ip4:212.68.0.3 ~all"


Laskutus

SKJ laskuttaa lähetetyt laskut kuukausittain jälkikäteen. Jokainen lähetetty lasku laskutetaan. Esimerkiksi oikeamuotoinen, mutta silti virheellinen Finvoice-osoite aiheuttaa Finvoice-laskun lähetyksen eteenpäin ja se laskutetaan. Myös vanhan laskun uudelleen lähettäminen katsotaa lähetyskerraksi, vaikka lasku olisi laskutettu aiempina kuukausina.


Asiakaskohtaiset määritykset

Asiakkaille tulee syöttää laskutustiedot.

Verkkolaskutukseen (Finvoice) tarvittavat tiedot ovat:

Mikäli asiakas on ilmoittanut ainoastaan OVT-tunnuksensa, käytetään OVT-tunnusta kentässä verkkolaskuosoite. Ajantasaiset verkkolaskuosoitteet voit tarkistaa Tieken palvelusta: http://verkkolasku.tieke.fi/ .

Laskut lähetetään asiakkaalle seuraavalla päättelyketjulla:

  • Jos asiakkaalle syötetty verkkolaskuosoite, lähetetään lasku Finvoicena
  • Jos asiakkaalle ei ole syötetty verkkolaskuosoitetta, yritetään lähettää lasku PDF-muotoisena Laskutus s-posti -osoitteeseen
  • Jos asiakkaalle ei ole syötetty laskutussähköpostia, lähetetään asiakkaalle paperilasku postitse

Asiakaskohtaisesti päättelyketjua voi muuttaa asiakastiedoista, asetuksesta laskupalvelun välitystapa.


Käyttö

Laskuja voi lähettää laskupalveluun kaikista toiminnoista, jossa muodostuu laskuja:

  • Laskun kirjaus -> Tulostus
  • Laskutus -> Tulostus
  • Tilien saldonsiirto
  • Myyntitilauksen toimitus (Yksittäinen tilaus, ei 'Tilausten tulostus' -toimitustapa)
  • Lasku kassalta (pikalasku)
  • Kausilaskutus muodostaa laskut ja ne tulostetaan Laskutus -> Tulostus -toiminnolla

Laskun lähettäminen Laskupalveluun tapahtuu "tulostamalla" lasku Laskupalveluun laskun kirjauksessa.

Laskujen mahdollisia virheitä (syöttövirheet verkkolaskuosoitteissa jne) pystyy tarkkailemaan laskukohtaisesti "Loki" -välilehdellä Laskun kirjauksessa.

Lokin mukaan päivittyy myös laskun Perustiedot-välilehdellä näkyvä Laskupalvelu-"pallo".

Kun Laskupalvelu-pallo on  vihreä , niin lasku on lähetetty Laskupalvelusta onnistuneesti eteenpäin asiakastietojen mukaisesti.

Kun Laskupalvelu-pallo on  keltainen , niin lasku on lähetetty SKJ:stä Laskupalveluun, mutta vastaanotosta odotetaan vielä kuittausta.

Kun Laskupalvelu-pallo on punainen , niin joko laskun lähetyksessä Laskupalveluun, lähetyksessä asiakkaalle tai Laskupalvelusta saadun vastaanotto- tai lähetyskuittauksen tulkinnassa on tapahtunut jonkin sortin virhe.

Jos Laskupalvelu-palloa ei näy, niin laskua ei ole lähetetty Laskupalveluun laisinkaan.

Kunkin värin tilasta saa pienen ohjeistuksen myös SKJ:ssä pitämällä hiirtä Laskupalvelu-pallon päällä.


Raportointi

Kun lasku on lähetetty laskupalveluun, kirjautuu jokaisesta laskusta oma lokimerkintänsä laskun taakse.

Tiedot näkee sekä laskun kirjaus -dialogista, Loki -välilehdeltä yksittäisen laskun kohdalta ja Laskutus -> Selaa laskutuslokia -toiminnon kautta kaikista laskuista.

 

Palaute generoituu SKJ Laskupalvelusta aina tunnin välein. Huomioitavaa on, että oikein jatkokäsittelyyn päätynyt Finvoice -lasku saattaa kuitenkin joissain tapauksissa palautua vastaanottajan järjestelmistä takaisin. Tästä syystä on hyvä seurata säännöllisesti laskutuslokia.

Laskupalvelun välitystietojen raportointi jakautuu kahteen vaiheeseen:

  1. Sähköisen laskutiedoston siirto laskupalveluun
  2. Laskun jatkokäsittely

Laskun kirjaus -ruudussa sekä laskutuslokissa näytetään laskukohtaisesti laskun tila liikennevaloilla:

  • Vihreä = OK, lasku on lähtenyt asiakkaalle
  • Keltainen = 
    • Lasku siirretty onnistuneesti laskupalveluun, odottaa lähetystä (Tässä voi mennä parikin päivää, että laskun tila päivittyy)
    • Raporttia ei ole haettu laskupalvelusta
      • Käy 'Laskutuslokin selaus' toiminnossa tai laskun kirjauksessa, niin raportti yritetään hakea uudestaan laskupalvelusta.
  • Punainen = Vaatii toimia, katso lokimerkintä

Palvelumaksut

Palvelumaksut ovat laskukohtaisia ja ne veloitetaan kuukausittain. Tarkemmista hinnoista voitte kysyä tukikumppaniltanne.